Słownik terminów:
- Dział publikujący – dział merytoryczny NIMOZ, który przekazuje materiały do publikacji
- Wykonawca – podmiot składający najkorzystniejszą ofertę, wykonujący skład, łamanie i druk publikacji
- Publikacja wydawana przez NIMOZ powstaje na podstawie materiałów opracowanych w Dziale publikującym, według planu publikacji na dany rok. Dział publikujący zawiera umowy z autorami i ew. redaktorami merytorycznymi i językowymi.
- Publikacje nieujęte w planie wydawnictw wymagają zgody Dyrektora NIMOZ. O zgodę na publikację poza planem wydawniczym występuje Dział publikujący.
- Gotowy materiał (tj. tekst zredagowany merytorycznie i językowo, opatrzony – w miarę potrzeb – ilustracjami, tabelami, przypisami itp.) przekazywany jest do wydawnictwa celem rozpoczęcia procesu wydawniczego
- Wydawnictwo:
- przygotowuje zapytanie ofertowe i zbiera oferty na skład, łamanie i druk publikacji;
- przeprowadza wybór najkorzystniejszej oferty i przedstawia do akceptacji;
- po uzyskaniu akceptacji dyrektora NIMOZ przygotowuje umowę z Wykonawcą na skład, łamanie i druk publikacji;
- przekazuje Wykonawcy materiały przygotowane przez Dział publikujący.
- Wykonawca w określonym w umowie terminie przekazuje do Wydawnictwa złożoną i złamaną publikację w formie wydruku próbnego oraz pliku PDF.
- Wydawnictwo przekazuje wydruk próbny do Działu publikującego.
- Dział publikujący przeprowadza procedurę sprawdzenia materiału pod względem merytorycznym.
- Wydawnictwo przeprowadza procedurę korekty i sprawdzenia materiału pod względem językowym (zawarcie umów z korektorami).
- Wydawnictwo przeprowadza procedurę sprawdzenia publikacji pod względem technicznym i wizualnym (zgodność z planowaną szatą graficzną itp.).
- Ostatecznej akceptacji publikacji do druku dokonują kolejno: Dział publikujący, Wydawnictwo oraz Dyrektor NIMOZ, na formularzu dopuszczenia publikacji do druku.
- Po otrzymaniu podpisanego formularza dopuszczenia do druku Wydawnictwo kieruje publikację do druku.
- Wykonawca w ustalonym w umowie terminie dostarcza wydrukowany nakład publikacji do siedziby NIMOZ.
- Publikacje są przechowywane przez Wydawnictwo w magazynie wydawnictw i dystrybuowane bezpłatnie, w miarę dostępnego nakładu, wg. zapotrzebowania złożonego przez dyrekcję, pracowników, a także osób zainteresowanych publikacjami NIMOZ. Dystrybucji wydawnictw dokonuje Wydawnictwo.