Jednym z działań realizowanych przez Narodowy Instytut Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów jest wspieranie muzeów w zakresie digitalizacji. W związku z powierzonymi zadaniami w 2013 roku rozpoczęto prace nad projektem e-muzea, którego celem jest wdrożenie systemowych rozwiązań w tym zakresie.
Prowadząc badania nad stanem procesu cyfryzacji w muzeach zdiagnozowano bariery negatywnie wpływające nie tylko na odsetek zdigitalizowanych zbiorów, ale także udostępnianie i możliwości ponownego ich wykorzystania. Analiza poszczególnych obszarów wykazała, iż w pierwszej kolejności należy rozwiązać problem związany z brakiem standaryzacji w zakresie zarządzania zbiorami, następnie zwiększyć w tym obszarze kompetencje kadry w muzeach, a dopiero po tym etapie przystąpić do prac związanych z realizacją digitalizacji oraz udostępnianiem i promocją zasobów. Taka kolejność działań wymusza wprowadzenie trzech etapów realizacji projektu.
W pierwszym etapie projektu zostaną podjęte działania mające zapewnić muzeom standaryzację pracy i narzędzia do zarządzania zbiorami. Opracowanie programu bazodanowego wymaga wprowadzenia jednolitych standardów nie tylko odnoszących się do schematu metadanych, ale także procedur postępowania z obiektami i wytwarzanymi informacjami. Na etapie wdrożenia sytemu konieczne jest również zaimplementowanie jednolitej terminologii, dlatego elementem uzupełniającym będzie opracowanie podstawowych słowników wspierających opis. Unifikacji musi podlegać także określenie kompetencji i rodzajów specjalności związanych z zarządzaniem zbiorami.
Wdrażanie zmian nie może być ograniczone jedynie do promocji nowych rozwiązań, dlatego też kolejnym celem projektu będzie podniesienie kompetencji kadry w muzeach. Działania te dotyczyć będą zarówno rozszerzenia dotychczasowej oferty szkoleń prowadzonych przez NIMOZ, ale także umożliwiać realizację samokształcenia poprzez dostęp do materiałów i kursów e-learningowych.
Rozpoczęcie znormalizowanego krajowego procesu digitalizacji wymagać będzie wdrożenia programu wsparcia finansowego muzeów. Program ten oparty musi być na strategii definiującej cel digitalizacji i sposób wykorzystania wytworzonego zasobu w odniesieniu do potrzeb odbiorców, możliwości ponownego wykorzystania zasobów, a także polityki państwa w zakresie promocji dziedzictwa kulturowego. Udostępnianie wytworzonych zasobów, dla ułatwienia odbiorcom dostępu do danych, powinno odbywać się w ramach jednego centralnego katalogu zbiorów muzealnych. Działanie to wymaga budowy portalu oraz centralnego repozytorium. Elementem dopełniającym projekt będzie promocja muzeów i ich zasobów.
Realizacja projektu e-muzea z wykorzystaniem funduszy europejskich na obecnym etapie nie jest możliwa z uwagi na brak możliwości finansowania działań związanych z wdrażaniem standaryzacji procesu digitalizacji i ograniczeniami w zakresie podnoszenia kompetencji kadry. Z powyższych względów kontynuacja prac będzie realizowana w nowej formule organizacyjno-prawnej z wykorzystaniem środków krajowych.