Przez ewakuację zbiorów należy rozumieć nagłe i nieplanowane przemieszczenie zbiorów. Celem ewakuacji jest wykluczenie lub zminimalizowanie strat w zbiorach, powstałych na skutek nagłego zdarzenia. Można wyróżnić dwa rodzaje ewakuacji zbiorów: ratownicza i prewencyjna. Z ewakuacja ratownicza mamy do czynienia wówczas, gdy zostanie zauważone przez pracownika muzeum bezpośrednie niszczycielskie działanie sił na muzealia. W rzeczywistości najczęściej dotyczy to przypadków wycieku wody i zalania zbiorów. W takich realiach ewakuacja polega na natychmiastowym przesunięciu muzealium spod działania wody, zakręceniu jej dopływu i powiadomieniu osób wg. kolejności z listy zadaniowej. Z ewakuacją prewencyjną, (która też jest ewakuacją ratowniczą ale rozłożoną w czasie) mamy do czynienia wówczas gdy, zagrożenie już wystąpiło a zniszczenie lub uszkodzenie zbiorów może nastąpić wskutek długiego czasu oddziaływania tego zdarzenia na zbiory. Należy tu podkreślić, że ewakuacja odbywa się w sytuacji, gdy nie ma bezpośredniego zagrożenia dla życia personelu. Gdy istnieje zagrożenie życia, służby ratownicze przejmują kontrolę nad budynkiem. Mogą odmówić dostępu do budynku, aż do zakończenia akcji ratowniczej. Po akcji ratowniczej pracownicy muzeum rozpoczynają ewakuację zbiorów jeżeli taka konieczność zachodzi. Zapisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 2 września 2014 r. w sprawie zabezpieczania zbiorów muzeum przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą (Dz. U. poz. 1240). obligują muzea do sporządzenia instrukcji przygotowania zbiorów do ewakuacji.
W proces sporządzania instrukcji przygotowania zbiorów do ewakuacji powinien być zaangażowany cały zespół pracowników muzeum, pozwoli to na wypracowanie realnych do wykonania zadań i oszacowanie niezbędnych środków. W trakcie sporządzania instrukcji należy odpowiedzieć sobie na następujące pytania:
- W jakich okolicznościach przeprowadzamy ewakuację?
- Co ewakuujemy?
- Kto ma wykonać ewakuacje?
- W jaki sposób ewakuujemy?
- Gdzie ewakuujemy?
- W jak sposób przechowujemy zbiory w nowym miejscu?
Ewakuacja zbiorów dotyczy sytuacji niespodziewanych, nagłych dlatego pracownicy muzeum powinni działać szybko aby ograniczyć szkody w zbiorach. Dlatego instrukcja ewakuacji zbiorów powinna mieć zwięzłą czytelna formę i powinna być przechowywana w wiadomym miejscu. Czytelną formą jest sporządzenie instrukcji składającej się z rzutów poziomych muzeum z zaznaczeniem stref zagrożeń kierunków ewakuacji, miejsc składowania środków do ewakuacji, miejsc składowania zbiorów oraz miejsc rozmieszczenia głównych zaworów i wyłączników instalacji będących w muzeum, z dołączeniem tabel z osobami tworzącymi zespoły zadaniowe z zakresami obowiązków sposobami powiadamiania, oraz z graficznej listy priorytetów. Instrukcja przygotowania zbiorów do ewakuacji ma być dokumentem użytecznym i realnym w trakcie podejmowania szybkiej decyzji o ewakuacji i samej ewakuacji zbiorów.
Więcej o sposobie przygotowywania instrukcji przygotowania zbiorów do ewakuacji można przeczytać w publikacji
ABC Dokumentacja organizacyjno-ochronna w muzeach i wybrane przepisy prawa
.