- wymagania informacyjne – załącznik do standardu Spectrum
- Spectrum jako schemat metadanych
- jednostki informacji Spectrum
Wymagania informacyjne – załącznik do standardu Spectrum
Standard Spectrum składa się z w dwóch części – głównego tomu, w którym znaleźć można dokładnie opisane procedury, oraz załącznika z wymaganiami informacyjnymi, gdzie znajduje się szczegółowe zestawienie wszystkich jednostek informacji przewidzianych przez Spectrum.
Czym są jednostki informacji? To fragmenty informacji, jakie gromadzone są w muzeum w związku z zarządzaniem zbiorami. Jednostki informacji mogą zostać wykorzystane zarówno do opisu poszczególnych muzealiów, jak i przy dokumentowaniu różnego typu działań z nimi związanymi. Zakres danych, jakie powinny zostać zapisane przy okazji realizacji każdej z procedur Spectrum, wymienione zostały zarówno przy opisie poszczególnych procedur, jak i zbiorczo w załączniku do standardu.
Spectrum jako schemat metadanych
Spectrum powstało na początku lat 90., nie mogło zostać opracowane z założeniem wdrożenia go w muzeach w postaci programu komputerowego, choć forma, w jakiej zostało spisane, umożliwia obecnie takie jego wykorzystanie. Na Spectrum opiera się część dostępnych na rynku systemów do zarządzania zbiorami. Oprogramowania te wykorzystują nie tylko same procedury, ale przede wszystkim szczegółowo opracowane jednostki informacji, jako schemat metadanych.
Więcej na temat metadanych: Metadane – podstawowe informacje (link)
Dla uproszczenia, jednostki informacji można porównać do „pól” w systemie komputerowym bądź na drukowanych formularzach, które należy wypełnić konkretnymi danymi, gdzie każdy rodzaj informacji wpisuje się w oddzielnym miejscu. Nie ma znaczenia, czy nazwy poszczególnych „pól” w wykorzystywanym w muzeum oprogramowaniu i na używanych w instytucji drukowanych formularzach, mają nazwy identyczne jak w Spectrum. Spectrum nie narzuca konieczności zmiany nazw „pól” na te, które zostały użyte w standardzie. Ważne jest natomiast, aby każde „pole” miało swój odpowiednik w jednostce Spectrum pod względem rodzaju danych, jakie są w nie wpisywane.
Na co dzień większość muzealników nie musi skupiać się na analizie jednostek informacji – są one „zaszyte” w systemie dokumentacji zbiorów (czy to cyfrowym czy tradycyjnym). Jeśli muzeum decyduje się na wdrożenie standardu, osoba odpowiedzialna za zarządzanie informacjami o zbiorach (zazwyczaj inwentaryzator) musi szczegółowo przeanalizować zakres zapisywanych w instytucji informacji i zestawić je z jednostkami informacji Spectrum, aby mieć pewność że standard zostanie prawidłowo wdrożony – nazywa się to mapowaniem informacji.
Jednostki informacji Spectrum
Zestawienie jednostek informacji Spectrum zawiera wszystkie przewidziane informacje, jakie mogą być odnotowywane przy okazji realizacji każdej z procedur. Warto podkreślić, że nie trzeba wykorzystać każdej jednostki informacji, aby muzeum mogło uznać, że działa zgodnie ze Spectrum – konieczne jest jedynie zachowanie minimum pozwalającego na spełnienie podstawowych, obowiązkowych elementów standardu, które określone zostały przy opisie poszczególnych procedur. Co istotne – Spectrum jest standardem otwartym. Oznacza to, że jeśli nie ma w nim potrzebnej, specyficznej jednostki informacji – można ją bez problemu dodać do wykorzystywanego w muzeum oprogramowania czy wzorów formularzy.
Każda jednostka informacji w schemacie Spectrum jest szczegółowo opisana, według następującego schematu:
- definicja – to krótki opis danej jednostki informacji
- jak zapisywać – to podstawowe zasady określające, w jaki sposób prawidłowo zapisać daną informację
- przykłady – to podane przykłady, w jaki sposób może wyglądać prawidłowo wpisana informacja
- użycie – to wskazanie na powiązania między różnymi jednostkami informacji, oraz informacja o tym, ile razy dana jednostka może zostać użyta
- grupa – to informacja o tym, do jakiej szerszej grupy informacji należy dana jednostka
Jednostki informacji Spectrum podzielone są na grupy – część z nich służy do opisu muzealiów (należy do nich np. grupa informacji o stanie zachowania obiektu, grupa informacji opisujących obiekt), a część do opisu procedur (np. grupa informacji o przemieszczeniu, grupa informacji o wyjściu obiektu). Istnieją również grupy o bardziej uniwersalnym charakterze, które mogą być używane dokładnie na tych samych zasadach w wielu miejscach jednocześnie (np. informacje o dacie, o osobie lub o historii zmian w rekordzie).
Informacje o licencji
Właścicielem praw autorskich do Spectrum jest Collections Trust, które udziela licencji komercyjnych i niekomercyjnych na wykorzystanie Spectrum. NIMOZ jest upoważniony do udzielania sublicencji na wykorzystanie niekomercyjne polskiej wersji standardu. Pobranie polskiej wersji Spectrum ze strony NIMOZ oznacza zgodę na poniższe warunki licencyjne. W razie wątpliwości co do charakteru planowanego wykorzystania lub innych pytań dotyczących licencji prosimy o kontakt na adres spectrum(at)nim.gov.pl
Akceptacja niniejszych warunków gwarantuje licencję na niekomercyjne wykorzystanie standardu Spectrum. Licencja zezwala na pobranie standardu i – jeśli pobierający jest reprezentantem muzeum w rozumieniu Ustawy o muzeach, tzn. posiadającego statut lub regulamin uzgodniony z ministrem właściwym do sprawy kultury i ochrony dziedzictwa narodowego lub instytucji kultury, działającej na podstawie Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej – kopiowanie oraz rozpowszechnianie standardu w ramach własnej organizacji. Zabronione jest tworzenie produktów lub usług, które mogą komercyjnie konkurować z produktami lub usługami Collections Trust, jego partnerów lub powiązanych instytucji. Obejmuje to tłumaczenia, dostosowywanie i utwory zależne, na których tworzenie każdorazowo konieczna jest uprzednia wyrażona na piśmie zgoda ze strony Collections Trust.
Więcej informacji na temat licencji można znaleźć na stronie Collections Trust (link)