Dokumentacja organizacyjno-ochronna to wszelka dokumentacja regulująca i wspomagająca funkcjonowanie systemu bezpieczeństwa muzeum. Wymóg posiadania poszczególnych dokumentów oraz zasady ich prowadzenia, jak i aktualizowania wynika z szeregu przepisów, między innymi z:
- rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 2 września 2014 r. w sprawie zabezpieczania zbiorów muzeum przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą (Dz. U. poz. 1240)
- rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz. U. Nr 109 poz. 719).
- ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach (U. Nr 5 poz. 24)
- ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. prawo budowlane (Dz. U. z 2013 poz. 1409 ze zm.).
Do typowych dokumentów, które powinny funkcjonować w większości muzeów można zaliczyć:
- Plan ochrony wraz załącznikami;
- Instrukcja Bezpieczeństwa pożarowego;
- Instrukcja przygotowania zbiorów do ewakuacji
- Regulaminy zwiedzania muzeum. Regulaminy pracy opiekunów ekspozycji oraz dokumentacja pomocnicza wystaw i magazynów zbiorów;
- Dokumentacja zabezpieczeń technicznych.
- Książka lub książki obiektów budowlanych. Protokoły z badań i przeglądów okresowych obiektu budowlanego (jeśli dotyczy budynku z punktu widzenia ustawy z dnia 7 lipca 1994 prawo budowlane)
O sposób optymalnego tworzenia, prowadzenia oraz aktualizowania dokumentacji organizacyjno-ochronnej można przeczytać w publikacji
ABC Dokumentacja organizacyjno-ochronna w muzeach i wybrane przepisy prawa
.