Procedury Spectrum

• czym są procedury Spectrum?
• z czego składa się procedura Spectrum?
• procedury podstawowe
• pozostałe procedury

Czym są procedury Spectrum?

Standard Spectrum proponuje konkretne rozwiązania dla wszystkich działań, jakie mogą być wykonywane w muzeum w zakresie zarządzania zbiorami . W Spectrum każde z tych działań nazywane jest procedurą.

Spectrum 5.0 składa się z 21 procedur. Część z nich to procedury podstawowe – wdrożenie ich i stosowanie zapewnia organizacji pełną odpowiedzialność za obiekty pozostawione pod jej opieką w zakresie najważniejszych działań, tj. nabywania obiektów do zbiorów, katalogowania, wypożyczania itp. Wdrożenie pozostałych procedur wspiera inne obszary związane z zarządzaniem zbiorami, m.in. organizacją transportu lub zarządzaniem prawami autorskimi.

Z czego składa się procedura Spectrum?

Aby zapewnić przejrzystość informacji, każda procedura Spectrum składa się z takich samych elementów, ułożonych w następującej kolejności:

• definicja – podsumowuje całą procedurę w jednym zdaniu
• zakres – to pełniejsze omówienie procedury wraz z wyjaśnieniem, w jakich przypadkach należy ją zastosować
• standard – zawiera odniesienia do polityki danego muzeum w zakresie zarządzania zbiorami oraz informacje o minimalnych wymaganiach, jakie muzeum powinno spełniać, aby dana procedura została wdrożona w sposób prawidłowy
• sugerowana procedura – to propozycja tego, w jaki sposób dane działanie może zostać przeprowadzone w muzeum, aby spełniać minimalne wymagania standardu

Sugerowana procedura zaprezentowana jest każdorazowo na dwa sposoby: w formie wykresu oraz w wersji opisowej. Wykres prezentuje proponowany przepływ pracy, czyli kolejne kroki, jakie powinno się podejmować w trakcie realizacji danego działania. Natomiast wersja opisowa zawiera dodatkowo wymagania informacyjne dla każdej z procedur, czyli informacje o tym, jakie dokładnie dane należy zebrać na każdym z etapów realizacji zadania.

Nie istnieje wyłącznie jeden sposób na zastosowanie Spectrum w praktyce. Standard ten został skonstruowany w taki sposób, aby każda instytucja była w stanie zaadaptować procedury do własnych potrzeb i realiów. Każda procedura Spectrum z powodzeniem może zostać wprowadzone w dużej instytucji, jak i niewielkim muzeum. Nie ma też znaczenia, czy w danej organizacji do zarządzania zbiorami wykorzystywany jest program komputerowy, czy cała dokumentacja prowadzona jest w tradycyjnej, papierowej formie.

Procedury podstawowe

W Spectrum 5.0 za podstawowe dla działalności muzeów w zakresie zarządzania zbiorami uznano dziewięć zadań, które w większości muzeów wykonuje się niemal każdego dnia. Działania te Spectrum określa jako procedury podstawowe i zalicza do nich następujące zadania:

1. Procedura wejścia obiektu – rejestrowanie wszystkich przyjmowanych pod opiekę obiektów, bez względu na powód, w tym wypożyczeń, obiektów przekazywanych do rozpoznania i potencjalnych nabytków.
2. Procedura nabycia i akcesji – nabywanie prawa własności obiektów, szczególnie (choć nie zawsze) w celu dodania ich do stałej kolekcji poprzez proces akcesji: oficjalne zobowiązanie organu zarządzającego do długoterminowej opieki nad obiektami.
3. Procedura kontroli lokalizacji i przemieszczenia – dokumentowanie aktualnej lokalizacji wszystkich obiektów w muzeum oraz aktualizowanie lokalizacji za każdym razem, gdy obiekt jest przemieszczany.
4. Procedura prowadzenia ewidencji – zapewnienie podstawowych informacji umożliwiających wywiązywanie się przez muzeum z odpowiedzialności za obiekty znajdujące się pod jego opieką, a w razie braku tych informacji – uzupełnianie zaległości.
5. Procedura katalogowania – zarządzanie informacjami, które nadają kolekcji znaczenie, nie jako cel sam w sobie, lecz aby dokumentować i umożliwić wyszukiwanie tego, co wiadomo o obiektach.
6. Procedura wyjścia obiektu – rejestrowanie momentu opuszczenia budynku przez obiekt, za który odpowiada organizacja, i utracenia możliwości sprawowania nad nim bezpośredniej opieki.
7. Procedura brania w wypożyczenie – zarządzanie obiektami, które organizacja bierze w wypożyczenie w określonym celu, na określony czas.
8. Procedura dawania w wypożyczenie – rozpatrywanie otrzymywanych przez muzeum wniosków o wypożyczenie obiektów z jego zbiorów oraz kontrola procesu dawania w wypożyczenie, aż do momentu zwrotu obiektów.
9. Procedura planowania dokumentacji – ulepszanie systemu dokumentacji oraz jakości zawartych w nim informacji jako ciągły proces systematycznej poprawy pracy.

Pozostałe procedury

Poza podstawowymi procedurami, standard Spectrum proponuje również rozwiązania dla innych zadań, jakie muzea powinny realizować w zakresie zarządzania zbiorami. Podobnie jak procedury podstawowe, działania te mogą być wykonywane przez niektóre muzea każdego dnia, lecz inne skorzystają z nich tylko sporadycznie. Może się również okazać, że dla części muzeów niektóre procedury z poniższej listy nigdy nie będą potrzebne. Dlatego też muzea, które chcą działać zgodnie ze Spectrum, nie mają powodu do wykazania się spełnieniem minimalnych wymagań dla tzw. pozostałych procedur.

Pozostałe procedury:

10. Procedura kontroli stanu zachowania i oceny technicznej – dokumentowanie charakteru technicznego i stanu zachowania obiektów oraz formułowanie odpowiednich rekomendacji.
11. Procedura konserwacji i opieki nad zbiorami – kontrolowanie i dokumentowanie wszelkich prac konserwatorskich nad poszczególnymi obiektami, takich jak zabiegi mające na celu spowolnienie procesu niszczenia, naprawę uszkodzeń lub poprawę wyglądu.
12. Procedura wyceny – dokumentowanie wartości finansowej obiektów własnych lub wziętych w wypożyczenie.
13. Procedura ubezpieczenia i gwarancji – zapewnienie odpowiedniej ochrony przed uszkodzeniem lub utratą obiektów własnych, wziętych lub danych w wypożyczenie oraz pozostawionych pod opieką muzeum.
14. Procedura planowania kryzysowego dla kolekcji – zarządzanie informacjami o potencjalnych zagrożeniach dotyczących wszystkich obiektów pozostających pod opieką organizacji oraz o działaniach podejmowanych w sytuacjach alarmowych.
15. Procedura uszkodzenia i utraty – postępowanie w razie uszkodzenia lub utraty obiektów znajdujących się pod opieką organizacji.
16. Procedura deakcesji i zbycia – oficjalna decyzja podmiotu zarządzającego o usunięciu obiektów ze zbiorów (deakcesja) oraz kontrolowanie zbycia tych obiektów z zastosowaniem uzgodnionej metody.
17. Procedura zarządzania prawami – zarządzanie prawami własności intelektualnej oraz prawami w zakresie ochrony danych, powiązanymi z obiektami, reprodukcjami i informacjami.
18. Procedura reprodukowania – zarządzanie tworzeniem odwzorowań i innych rodzajów reprodukcji obiektów, w tym kopii cyfrowych, a także dokumentowanie tego procesu.
19. Procedura użytkowania zbiorów – zarządzanie sposobem wykorzystywania zbiorów, w tym odwzorowań oraz innych rodzajów reprodukcji, przez samą organizację oraz przez wszelkie inne podmioty, a także dokumentowanie tego wykorzystywania.
20. Procedura przeglądu zbiorów – prowadzenie i dokumentowanie formalnej oceny zbiorów zgodnie z ustaloną metodologią.
21. Procedura audytu – systematyczne sprawdzanie dokładności i kompletności posiadanych informacji o zbiorach.

Informacje o licencji

Właścicielem praw autorskich do Spectrum jest Collections Trust, które udziela licencji komercyjnych i niekomercyjnych na wykorzystanie Spectrum. NIMOZ jest upoważniony do udzielania sublicencji na wykorzystanie niekomercyjne polskiej wersji standardu. Pobranie polskiej wersji Spectrum ze strony NIMOZ oznacza zgodę na poniższe warunki licencyjne. W razie wątpliwości co do charakteru planowanego wykorzystania lub innych pytań dotyczących licencji prosimy o kontakt na adres spectrum(at)nim.gov.pl

Akceptacja niniejszych warunków gwarantuje licencję na niekomercyjne wykorzystanie standardu Spectrum. Licencja zezwala na pobranie standardu i – jeśli pobierający jest reprezentantem muzeum w rozumieniu Ustawy o muzeach, tzn. posiadającego statut lub regulamin uzgodniony z ministrem właściwym do sprawy kultury i ochrony dziedzictwa narodowego lub instytucji kultury, działającej na podstawie Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej – kopiowanie oraz rozpowszechnianie standardu w ramach własnej organizacji. Zabronione jest tworzenie produktów lub usług, które mogą komercyjnie konkurować z produktami lub usługami Collections Trust, jego partnerów lub powiązanych instytucji. Obejmuje to tłumaczenia, dostosowywanie i utwory zależne, na których tworzenie każdorazowo konieczna jest uprzednia wyrażona na piśmie zgoda ze strony Collections Trust.

Pełną treść polskiej wersji językowej standardu Spectrum 5.0 można pobrać ze strony internetowej NIMOZ (link)

Więcej informacji na temat licencji można znaleźć na stronie Collections Trust (link)