Jako instytucja kultury wskazana w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 2 września 2014 r. w sprawie zabezpieczania zbiorów muzeum przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą (Dz. U. poz. 1240), NIMOZ zgodnie z zadaniami określonymi w swoim statucie koordynuje transporty dzieł sztuki na terenie o kraju współpracując z kilkoma instytucjami równocześnie (Muzeum, Policja, Straż Graniczna, itp.) Dokładne zasady organizacji ochrony zbiorów w czasie transportu określa załącznik nr 3, a reguły dotyczące koordynacji transportów dzieł sztuki zawarte są w samej głównej treści rozporządzenia w § 23-26. Wszystkie one powinny być spełnione.
Przygotowując zgłoszenie organizacji transportu dzieł sztuki do Narodowego Instytutu Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów, należy pamiętać przede wszystkim o:
- Koordynowane i nadzorowane przez NIMOZ są transporty dzieł sztuki:
- o wartości większej niż 15 jednostek obliczeniowych lub
- w odniesieniu do których zostało udzielone poręczenie, o którym mowa w art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 8 maja 1997 r. o poręczeniach i gwarancjach udzielanych przez Skarb Państwa oraz niektóre osoby prawne.
- zgłoszenie transportowe w formie dokumentu papierowego bądź skanu elektronicznego powinno zawierać wszystkie niezbędne informacje określone w § 26.1. rozporządzenia przytoczonego na wstępie. Dokument powinien być podpisany przez osobę upoważnioną.
- dokument najlepiej przesyłać wielotorowo np. jednocześnie na skrzynkę poczty elektronicznej pracowników Działu Metod i Technik Ochronnych oraz numer główny faksu NIMOZ lub listownie.
- zgłoszenie transportowe powinno zostać otrzymane przez pracowników Instytutu:
- 10 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem transportu zbiorów, który odbywa się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
- 14 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem transportu zbiorów przywożonych z zagranicy albo wywożonych za granicę.