Standard Spectrum proponuje konkretne rozwiązania dla wszystkich działań, jakie mogą być wykonywane w muzeum w zakresie zarządzania zbiorami. W Spectrum każde z tych działań nazywane jest procedurą.
Spectrum 5.1 składa się z 21 procedur. Dziewięć z nich to procedury podstawowe – wdrożenie ich i stosowanie zapewnia instytucji pełną odpowiedzialność za obiekty pozostawione pod jej opieką w zakresie najważniejszych działań, tj. nabywania obiektów do zbiorów, prowadzenie ewidencji. katalogowania, wypożyczania itp. Wdrożenie pozostałych procedur wspiera inne obszary związane z zarządzaniem zbiorami, m.in. organizacją transportu lub zarządzaniem prawami autorskimi.
Procedury podstawowe
Spełnienie minimalnych wymagań standardu dla procedur podstawowych jest kluczowe dla instytucji, która chciałaby działać zgodnie ze Spectrum. Spełnienie minimalnych wymagań standardu dla pozostałych procedur nie jest jednak konieczne.
- Procedura wejścia obiektu
- Procedura nabycia i akcesji
- Procedura kontroli lokalizacji i przemieszczenia
- Procedura prowadzenia ewidencji
- Procedura katalogowania
- Procedura wyjścia obiektu
- Procedura brania w wypożyczenie
- Procedura dawania w wypożyczenie
- Procedura planowania dokumentacji
Pozostałe procedury
Spectrum proponuje również rozwiązania dla innych zadań, jakie muzea mogą realizować w zakresie zarządzania zbiorami. Podobnie jak procedury podstawowe, przez niektóre muzea działania te mogą być wykonywane każdego dnia, inne korzystają z nich tylko sporadycznie. Może się również okazać, że dla części muzeów wdrożenie części z tych procedur nigdy nie będzie potrzebne. Dlatego też instytucje, które chcą działać zgodnie ze Spectrum, nie muszą wykazać się spełnieniem minimalnych wymagań dla tzw. pozostałych procedur, a jedynie dla dziewięciu podstawowych.
- Procedura użytkowania zbiorów
- Procedura kontroli stanu zachowania i oceny technicznej
- Procedura konserwacji i opieki nad zbiorami
- Procedura wyceny
- Procedura ubezpieczenia i gwarancji
- Procedura planowania kryzysowego dla kolekcji
- Procedura uszkodzenia i utraty
- Procedura deakcesji i zbycia
- Procedura zarządzania prawami
- Procedura reprodukowania
- Procedura przeglądu zbiorów
- Procedura audytu