Metadane

Metadane to w uproszczeniu dane o danych. Pozwalają na uporządkowane i zidentyfikowanie informacji opisujących dany obiekt. Choć w pierwszym momencie może to brzmieć obco – metadane nie są niczym nowym w świecie muzealnym. Każdy opiekun kolekcji zna je z tradycyjnych kart ewidencyjnych – bo ustrukturyzowane, ściśle określone i jednolicie nazwane informacje składające się na kartę to właśnie ułożone w pewien schemat metadane muzealiów. Podobnie sposób zbudowane są schematy stosowane w systemach komputerowych – stanowią zestawienie wykorzystywanych jednostek informacji ułożone w pewną strukturę, opatrzone definicjami, przykładami użycia i innymi informacjami pozwalającymi na jednoznaczne rozpoznanie, jak i kiedy używać danej jednostki. Schemat metadanych można stworzyć w muzeum samodzielnie, choć rekomendujemy skorzystanie z już gotowych i sprawdzonych w środowisku muzealnych schematów – pozwoli to na ujednolicenie metod zapisu informacji z innymi instytucjami.

Minimalny zakres metadanych dla obiektu muzealnego

Muzea zobowiązane są do ewidencjonowania i naukowego opracowywania posiadanych zbiorów. Rozporządzenie ewidencyjne określa minimalny zakres informacji, jakie muszą opisywać obiekt w dokumentacji muzealnej. W przypadku opisywania obiektów za pomocą komputera te wymagania są podstawą do stworzenia minimum metadanych opisowych dla zdigitalizowanego obiektu.

Zgodnie z rozporządzeniem w dokumentacji ewidencyjnej każdego obiektu obowiązkowo należy podać następujące informacje: określenie autorstwa lub wytwórcy, pochodzenie, wartość w dniu nabycia, czas i miejsce powstania, materiał, techniki wykonania, wymiary, ewentualnie wagę oraz określenie cech charakterystycznych. Odnotować należy także informacje o miejscu przechowywania, wartości w dniu sporządzenia karty ewidencyjnej, sposobie oznakowania i wszelkich przemieszczeniach.

W przypadku udostępniania metadanych obiektu online należy pamiętać, że niektóre informacje to dane wrażliwe, dlatego nie wszystkie powinny być udostępniane publicznie.

Metadane w muzeum

-      metadane techniczne - powstają zazwyczaj automatycznie przy tworzeniu zasobu cyfrowego (np. zdjęcia lub rekordu w bazie danych), zawierają się w nich takie informacje, jak m.in. data utworzenia pliku; w przypadku zdjęć cyfrowych są one zapisane bezpośrednio w pliku odwzorowania (np. w formacie EXIF)

-      metadane opisowe - obejmują całą wiedzę, jaka gromadzona jest wokół obiektu, mogą zawierać podstawowe informacje ewidencyjne (np. materiał i technika wykonania muzealium lub jego wymiary), ale też szczegóły dotyczące historii czy przeznaczenia obiektu (np. powiązane wydarzenia lub wspomnienia osoby, która kiedyś posiadała dany przedmiot); to właśnie w tych informacjach ukryta jest cała wiedza o zbiorach opracowywana przez muzealników

-      metadane administracyjne - wiążą się z zapisywaniem informacji dotyczących zarządzania obiektem – np. na temat miejsca jego przechowywania, kwoty ostatniego ubezpieczenia czy praw do udostępniania

-      metadane kontekstowe – wzbogacają wiedzę o opisywanym obiekcie i są szczególnie cenne jako dane służące do klasyfikowania i wyszukiwania obiektów; obejmują informacje związane z wiedzą gromadzoną wokół obiektów – osadzają je w różnych kontekstach, m.in. historycznym, ikonograficznych i wskazują na powiązania z wydarzeniami, osobami, innymi obiektami