Wymagania informacyjne SPECTRUM

Brytyjski standard zarządzania zbiorami muzealnymi Spectrum składa się z w dwóch części. W pierwszym tomie znajdują się procedury i wytyczne do ich wdrożenia, w drugim – określanym jako załącznik –  wymagania informacyjne, czyli zestawienie wszystkich informacji przewidzianych przez Spectrum, jakie mogą być wykorzystywane przez muzea.

Jednostki informacji

Jednostki informacji można w uproszczeniu porównać do „pól” w programach komputerowych bądź drukowanych formularzach, które należy wypełnić konkretnymi danymi, a każdy rodzaj informacji wpisuje się w oddzielnym miejscu.

Jednostki informacji są wykorzystywane zarówno do opisu poszczególnych muzealiów, jak i przy dokumentowaniu różnych działań związanych z zarządzaniem zbiorami. Zakres danych, jakie powinny zostać zapisane przy okazji realizacji poszczególnych procedur, wymienione zostały w pierwszym tomie, a w drugim znajdują się ich definicje oraz wskazówki dotyczące sposobu zapisu wraz z przykładami.

Schemat metadanych

Spectrum powstało na początku lat 90., więc założeniem nie było wdrożenia go w muzeach w postaci programu komputerowego. Jednak forma, w jakiej zostało spisane, umożliwia obecnie takie jego wykorzystanie. Na Spectrum opiera się część dostępnych na rynku systemów do zarządzania zbiorami. Oprogramowania te wykorzystują nie tylko same procedury, ale przede wszystkim szczegółowo opracowane jednostki informacji, jako schemat metadanych.

Spectrum jest standardem otwartym. Oznacza to, że jeśli nie ma w nim potrzebnej, specyficznej jednostki informacji – można ją bez problemu dodać do wykorzystywanego w muzeum oprogramowania czy wzorów formularzy. Standard nie narzuca konieczności zmiany nazw „pól” na te, które zostały użyte w Spectrum. Ważne jest natomiast, aby każde „pole” miało swój odpowiednik pod względem rodzaju danych, jakie są w nie wpisywane. Nie trzeba też wykorzystać każdej jednostki informacji, aby muzeum mogło uznać, że działa zgodnie ze Spectrum – konieczne jest jedynie zachowanie obowiązkowego minimum, które określone zostało przy opisie poszczególnych procedur.

Dostępna wersja

W języku polskim dostępna do pobrania jest obecnie wersja 5.0, trwają prace nad jej aktualizacją do najnowszej wersji 5.1, opublikowanej przez organizację Collections Trust w 2023 r. W zakresie jednostek informacji nie wprowadzono jednak żadnych zmian, zatem drugi tom Spectrum 5.0 jest cały czas aktualny.